Vad är ett funktionellt organisationsschema för ett företag?

Att organisera avdelningarna på ett företag är inte lätt och det finns många ansvarsområden att definiera, arbetare att rama in och chefer att rapportera.

I en tid av förändringar på arbetsplatsen och uppkomsten av nya arbetsformer som bland annat hybridformatet är organisationsstrukturer grunden för alla företag som vill uppdateras. En väldefinierad organisationsstruktur låter dig känna till varje gruppmedlems detaljerade roller och ansvar med ett ögonkast och förbättrar produktiviteten. Utan ett tydligt organisationsschema kommer medarbetarna att tveka att fatta beslut och vidta nya åtgärder.

Varje företag har sitt eget organisationssystem, såsom det vertikala organisationsschemat eller det cirkulära organisationsschemat. han funktionellt organisationsschema Den är tydlig, koncis, väldigt visuell och anpassar sig till alla företag.

Vad är ett funktionellt organisationsschema för ett företag?

Ett funktionellt organisationsschema är en typ av organisationsschema där de olika avdelningarna i ett företag representeras av funktionersåväl som arbetarna, var och ens ansvar och de ansvariga för nämnda avdelningar.

Att ha ett bra organisationsschema i ett företag gynnar kommunikationen mellan medarbetare och chefer och gör det möjligt att mer bekvämt hantera alla arbetsflöden. Undvik mycket förvirring när du utför uppgifter och fastställa vilken roll varje anställd har i företaget.

Delar av ett funktionellt organisationsschema

Kommandokedja

Befälskedjan bildas av de olika befälsnivåerna som finns inom organisationen som visar behörighetslinje mellan olika medlemmar från de strategiska nivåerna till de mest operativa.

kontrollspektrum

Spännvidden av kontroll är antalet arbetare som en överordnad kan hantera effektivt. Medan kommandokedjan är förhållandet mellan positionen och den direkt underordnade, omfattar kontrollspektrumet hela team och avdelningar som är nedan.

Specialisering

I en funktionell struktur definieras specialiseringen av ett organisationsschema av grad av konkretion (specialisering) av de positioner som utgör den. En hög grad av specialisering av ett företag gör att det kan ha expertarbetare inom sitt område, medan en låg grad av specialisering ger mer flexibilitet för att täcka behov av olika slag.

avdelningsfördelning

Gruppering efter funktioner, som i fallet med funktionell struktur, är en typ av avdelningsfördelning som består av organisera medlemmar inom olika områden baserat på ditt arbete.

Formalisering

Formaliseringen definierar i vilken grad uppgifterna styrs av rutiner och regler och därför i vilken grad personen ingriper i utförandet av en specifik roll eller befattning. I en formell organisation förblir tjänsten alltså densamma oavsett vem som utför dem.

Vilka egenskaper bör ett funktionellt organisationsschema ha?

Ett bra organisationsschema måste utformas på ett ändamålsenligt sätt så att det är funktionellt och fyller sina funktioner. Därför finns det en rad egenskaper som de måste ha:

Funktionsfördelning inom företaget

Ett funktionellt organisationsschema måste vara välplanerat och organiserat på ett sådant sätt att det med ett ögonkast kan ses vilka är företagets avdelningar, dess anställda och funktionerna för var och en av dem. Därmed är det mycket lättare att dela upp arbetet och de avdelningar som behöver det.

Väletablerade hierarkinivåer

Att veta exakt vem som är ansvarig för varje avdelning är avgörande för korrekt kommunikation mellan anställda och ledning. Med ett bra fungerande organisationsschema kommer dessa positioner att vara väl bestämda och vem som helst kommer att kunna veta vem som är deras överordnade och vem de ska vända sig till hela tiden.

Måluppfyllelse och dataanalys

Företag är för närvarande mycket målinriktad. För detta är det nödvändigt för ledningsgruppen att ha all information om den mycket tydlig och lätttolkad. Med det funktionella organisationsschemat är denna information representerad på ett mycket grafiskt sätt med vilket det är lätt att se positionerna inom företaget. På så sätt är det mycket lättare att fatta viktiga beslut för organisationen.

resursorganisation

Ett företags resurser måste vara väl allokerade för att de ska vara lönsamma. Det är dock många som inte vet exakt vilka avdelningar som är mättade, vilka som kräver mer och färre resurser etc. Med ett bra organisationsschema kan detta undvikas, eftersom dessa resurser kan läggas till och se om de amorteras som planerad.

Typer av funktionella organisationsscheman för företag

Det finns flera modeller av funktionella organisationsscheman som kan utvecklas. Detta är ett beslut som ska antas från ledningen och som ska ta hänsyn till de avdelningar som finns och antalet uppgifter som ska fördelas. De två mest använda är;

• enkelt funktionellt organisationsschema: Det är ett perfekt organisationsschema för små företag. I den är ledningens gestalt, cheferna och deras arbetare helt enkelt representerade. Om det är få anställda tilldelas dessutom de uppgifter som han ansvarar för direkt. Så etiketter som president, försäljningschef, inköpschef, säljare 1 (eller arbetarens namn), säljare 2, utvecklare 1, utvecklare 2, etc. kommer att användas.
• Organisationsschema uppdelat efter avdelningar: Organisationsschemat indelat efter avdelningar är mer komplext och används vanligtvis för stora företag. I det här fallet definieras det utifrån företagets olika avdelningar och var de är beroende. Etiketter som VD, Finans och Produktion, Utveckling, Verksamhet, Innovation, Kundhantering etc. används i denna typ av organisationsscheman.

Fördelar och nackdelar med funktionella organisationsscheman

Som vi har nämnt är funktionella organisationsscheman grundpelare när det gäller att hantera både avdelningarna i ett företag och dess anställda. Det finns många fördelar förknippade med användningen av denna typ av organisationsscheman, varför fler och fler företag införlivar dem.

En av de första fördelarna med ett funktionellt organisationsschema är att det tillåter en mycket snabbare och smidigare hantering av resurser. Många företag har avdelningar som är överansträngda och kortbemannade, medan det finns andra avdelningar där det är tvärtom. Med denna typ av organisationsschema kommer de ansvariga att kunna se när detta händer och kommer att kunna utföra de åtgärder som anses nödvändiga för att bättre hantera dessa resurser och belastningen på varje avdelning.

En annan tydlig fördel med att använda denna typ av organisationsschema är att kommunikationen mellan medarbetare och chefer är mycket enklare och mer direkt. Varje anställd känner till sitt ansvar, liksom vem som är hans referensperson inom företaget. På så sätt undviks många förväxlingar som bara leder till slöseri med tid och pengar.

Att ha ett bra organisationsschema i vilket företag som helst är avgörande för en bra organisation, optimal resurshantering och flytande kommunikation mellan avdelningarna.

Å andra sidan kan funktionella organisationsscheman generera möjliga hinder mellan medlemmarna med olika funktioner och det kan leda till friktion mellan avdelningarna. Detta kan vara mycket skadligt i företag med en mängd olika produkter och där ett löpande band är nödvändigt för att skapa den slutliga produkten eller tjänsten och därför är kommunikation mellan olika medlemmar nödvändig.

Hur man gör ett funktionellt organisationsschema

Identifiera dina områden och processer

Företag är vanligtvis organiserade efter områden, bland vilka vanligtvis är Management, Marknadsföring och/eller Försäljning, Finans och Human Resources, men denna funktionella organisation kommer att bero på typen av företag och dess behov. Det första steget i att göra ett organisationsschema skulle vara att identifiera de olika delarna av företaget och vilka processer de genomför.

Definiera kommandokedjan

I ett funktionellt organisationsschema definierar befälsordningen hur arbetshierarkin upprättas: hur många nivåer det finns, vem som fattar besluten och till vem var och en ska rapportera. I ett hierarkiskt företag är kommandokedjan viktig eftersom den hjälper till att förstå var och ens ansvar och undvika missförstånd.

Designa avdelningarna

När väl kommunikationsflödet och kommandokedjan är designade är nästa steg att utforma avdelningarna. Med andra ord, bestämma vem som utgör varje avdelning, vilka är huvudfunktionerna för varje område och hur de bidrar till att uppnå företagets mål, samt hur de olika områdena ska samordna sig kring de uppgifter som de delar på. ansvar.

Nu när du vet hur du gör ett funktionellt organisationsschema kan du enkelt och snabbt börja göra de första designerna av ditt företags organisationsschema i Word.